Munca de acasă poate duce la amnezie. Ce se ascunde în spatele acestui fenomen și ce poți face să scapi de el?

Multe echipe pleacă de la ședințe simțind că sunt de acord. Câteva săptămâni mai târziu, însă, fiecare își amintește ceva diferit. Experții explică de ce acest fenomen apare atât de frecvent.

Toată lumea dă din cap, nimeni nu e împotriva lor, iar două săptămâni mai târziu fiecare are în minte o versiune diferită a ceea ce s-a decis. Sau deloc.

Acest fenomen are un nume: amnezie de întâlnire.

Ce se ascunde în spatele acestui lucru și cum să îl contracarezi în munca de zi cu zi.

Munca de acasă poate duce la amnezie. Ce se ascunde în spatele acestui fenomen și ce poți face să scapi de el?

„Amnezia de ședință descrie fenomenul în care o echipă părăsește o ședință aparent de acord – toată lumea dă din cap, nimeni nu este în dezacord – iar două săptămâni mai târziu toată lumea are în minte o versiune diferită a «deciziei luate». Sau, mai rău: nicio versiune”, spune Eva Schulte-Austum. Psihologul de afaceri și consultantul în management identifică semne de avertizare clasice:

Adesea, mai mulți factori se combină atunci când conținutul întâlnirilor are un impact redus sau inexistent: 

• Supraîncărcare cognitivă: Toți participanții au o zi de lucru încărcată și este posibil să fi participat deja la una sau mai multe conferințe. Rezultatul: „Creierul stabilește priorități. Informațiile care nu sunt încărcate emoțional și cărora le lipsește o structură clară sunt stocate mai puțin eficient”, spune Schulte-Austum.
• Pseudo-consens: O încuviințare din cap nu înseamnă neapărat acord. Oamenii fie vor să mențină pacea socială, fie nu au ascultat cu adevărat. Încuviințarea din cap doar simulează acordul și împiedică o discuție autentică.Informațiile ss sunt procesate foarte profund.
• Oboseala decizională: Fiecare angajat ia multe decizii zilnic – atât pentru sine, cât și pentru echipă. Acest lucru poate duce la un anumit grad de epuizare. „Cu cât o persoană ia mai multe decizii într-o zi, cu atât calitatea deciziilor ulterioare devine mai scăzută”, explică psihologul de afaceri.
• Un mediu de lucru incert: O problemă cheie este faptul că întrebările clarificatoare sunt adresate prea rar în cadrul ședințelor. Greta Silver, autoare și expertă în motivarea angajaților, observă acest lucru în mod regulat. Întrebări precum „Pentru ce anume facem asta?” sau „Nu înțeleg exact ce înseamnă asta” sunt adresate prea rar, iar ideile bune adesea nu sunt exprimate, deoarece angajații preferă să fie precauți. Rezultatul: „Fiecare pleacă acasă cu propria versiune a adevărului”, spune Silver.

Unde amnezia de întâlnire apare cel mai frecvent?

În rolul său de consultant în management, Schulte-Austum a identificat mai multe cazuri tipice. În mare parteÎn corporațiile cu multe niveluri ierarhice, ședințele servesc adesea mai mult ca o garanție decât ca un instrument de luare a deciziilor: „Cei care nu decid nu pot face nicio greșeală – și, prin urmare, nimic nu este ținut minte.”

Companiile care trec prin procese de transformare sunt deosebit de vulnerabile – adică în fazele de schimbări structurale profunde, cum ar fi prin digitalizare sau schimbări ale pieței. Tensiunea emoțională este mare, iar densitatea informațională este enormă: „Creierul selectează – și elimină multe”, spune Schulte-Austum.

Lucrul de acasă și comunicarea prin canale digitale pot contribui, de asemenea, la uitare. „Apelurile video duc lipsă de ancora spațială. Dintr-o perspectivă neuroștiințifică, memoria are nevoie de stimuli contextuali – un miros, o cameră, o față”, spune Schulte-Austum. Fără acești stimuli, creierul este mai puțin capabil să rețină informații.

Ce strategii ajută la combaterea amneziei?

În primul rând, este nevoie de o atmosferă în care angajații să se simtă confortabil vorbind deschis – chiar și despre subiecte incomode.Greta Silver recomandă adresarea de întrebări sau contribuția cu idei neterminate. Numai așa se poate asigura că deciziile sunt cu adevărat înțelese și implementate.

Mai exact, Silver sugerează să începem conferințele în moduri neobișnuite, cum ar fi cu întrebări precum „Ce te supără cu adevărat?”, „Ce te blochează?” sau „Ce idee a fost poate abandonată mult prea devreme?”.

De asemenea, important: Ideile nu ar trebui respinse imediat. „Nu: Am mai făcut asta înainte. Ci: De ce nu a funcționat atunci? A fost ideea greșită – sau pur și simplu așa cum a fost percepută?”, spune Silver.

Eva Schulte-Austum recomandă utilizarea propoziției „Cine face ce și până când”. La sfârșitul fiecărei întâlniri, managerul le cere fiecărui participant să rezume într-o singură propoziție: „Voi lua: X. Voi face: Y. Până la: Z.” 

În cel mai bun caz, acest lucru durează puțin, dar are un randament mare. „Este foarte eficient din punct de vedere neuropsihologic – pentru că: atunci când spun ceva cu voce tare, îl ancorez mai adânc în memoria mea decât dacă l-aș spune în tăcere.”„Eu doar aud”, a spus psihologul de afaceri. Mai mult, o astfel de întâlnire dezvăluie imediat când cineva are o înțelegere complet diferită a subiectului discutat față de restul echipei.

Este amnezia din cadrul întâlnirilor o problemă de leadership? 

Amnezia nu este doar o problemă de leadership. Chiar și cei care nu sunt la conducere o pot contracara activ. Sarcinile și responsabilitățile clare sunt cruciale. Solicitarea acestora nu este exclusiv responsabilitatea superiorilor. Silver explică: „Energia unei companii se schimbă. Oamenii ascultă diferit atunci când nu mai sunt spectatori, ci participanți activi.”

În termeni practici, aceasta înseamnă: să pui întrebări dacă ceva rămâne neclar; să dai dovadă de inițiativă atunci când sarcinile trebuie îndeplinite, dar nimeni altcineva nu le preia; și să notezi pe scurt concluziile cheie după fiecare întâlnire. Acest lucru te ajută să previi uitarea și încurajează responsabilitatea în cadrul echipei, scrie focus.de.