VIDEO De ce ai nevoie pentru a organiza un eveniment reușit. Nu contează doar echipamentele

Astăzi, evenimentele organizate de companii sunt în mare parte hibride, cu public în sală, dar și trasmise live online. Noile tehnologii, inclusiv AI, pot face un eveniment de succes dacă sunt utilizate de profesioniști. 

De ce ai nevoie pentru a organiza un eveniment reușit. Nu contează doar echipamentele

Laurențiu Voicu, general manager la Echipamente Audio Video (EAV) a explicat la Newsweek Life care sunt ingredientele pentru organizarea unui eveniment reușit.

Newsweek România: Cum ai început acest business și cum vezi viitorul organizării de eveniment?

Laurențiu Voicu, general manager EAV: De business-ul ăsta ne-am apucat undeva în 2010. Era ceva foarte mic. Nu ne gândeam că o să ajungem să avem așa de multe echipamente, cum avem acum. Începutul a fost nostim, ca să zic așa. Un client mi-a solicitat serviciile la un eveniment. Noi nu știam nici măcar ce trebuie să facem, dacă trebuie să avem o firmă, ce înseamnă să ai o firmă. Am dat curs solicitării acestui client și ne-am deschis firmă. Totul a fost foarte, foarte rapid.

Pe urmă au intervenit multe situații când nu știam ce trebuie să facem exact. Eu aveam o experiență de vreo patru ani în acest domeniu și îmi făcusem câteva conexiuni. La început închiriam echipamente și apoi le reînchiriam.

Însă nu echipamentul face diferența ci omul din spatele lui.

Cam ce echipamente aveți acum? Cu ce ați început?

Prima oară am început cu un prelungitor de la mașina de spălat. Glumesc. Prima oară am achiziționat un laptop pe care îl închiriam la evenimente. Și acum, după 15 ani, mai avem același laptop ca obiect de muzeu, să zic așa. Îl păstrăm ca o piesă de artă, să ne aducem mereu aminte de unde am început.  Noi ne-am dus în direcția evenimentelor medicale și ajutam personalul medical să își pună prezentările pe acel laptop și să le dăm pe ecranele de proiecție din sală.

Atunci nu erau ca acum ecranele LED și sistemele de sonorizare. În mare parte, evenimentele astea se țineau în în locații care erau deja echipate cu sisteme de sonorizare, ecrane, videoproiectoare,  Noi aduceam în plus o plasmă, un microfon, schimbam mixerul audio dacă aveam nevoie de mai multe microfoane și nu ne permitea cel din locație. Cam asta făceam la la început.

Noi suntem parteneri la toate evenimentele pe care le organizează Newsweek. Au ieșit toate foarte bine, n-am avut niciodată probleme tehnice. Dar lucrați cu multe firme care vin cu cerințe diferite. Cum vă adaptați?

Evenimentele diferă între ele chiar dacă sunt făcute de aceeași companie.  Noi venim în ajutorul organizatorilor de evenimente cu soluțiile complete, cu soluții de producție, soluții de implementare a evenimentului, suntem foarte atenți la mesajul pe care trebuie să-l trimită organizatorul publicului din sală. Aici sunt foarte, foarte multe aspecte de care trebuie să ținem cont. Noi nu suntem doar un simplu furnizor de închiriere de echipamente audio-video, venim cu un concept întreg în care ținem cont de toate solicitările clienților.

Citește și: VIDEO Cine sunt super eroii Galei Newsweek Valori 2025

După ce clientul ne spune care este data și tema evenimentului, facem o vizită la locația respectivă și apoi venim cu propuneri către organizator.

Clientul ne spune și ce buget are, pentru că de aici trebuie să plecăm. Însă noi adaptăm tehnologia în funcție de necesitățile clientului. Sunt evenimente ce ne permit chiar să integrăm AI-ul care are un rol foarte important și va avea un rol foarte important în viitorul apropiat, realitatea augmentată, acei ochelari care să dea o claritate asupra evenimentelor sau o percepție diferită a evenimentelor fizice.

Citește și: LIVE Newsweek Energy Summit 2025. Strategii pentru un viitor sustenabil

Ai avut vreun moment în care te-ai gândit să renunți?

Da, la început, pentru că nivelul de muncă era foarte mare, iar încasările nu erau așa mari. Și atunci ne-am întrebat pentru ce lucrăm? Nu putem din hobby evenimente. Dar am trecut peste acest moment și cred că asta ne-a adus maturitatea în business. 

Cât de importanți sunt oamenii din spatele echipamentelor? Cum îi găsiți?

Este foarte greu. Pentru că specialiștii buni sunt foarte rari. Noi investim foarte mult în oameni, îi ducem la diferite cursuri online, dar și fizice, atât în țară cât și în afara țării.

Există un eveniment dedicat industriei audio-video care are loc în fiecare an la Barcelona, iar acolo sunt diferite cursuri și workshopuri la care personalul tehnic poate învăța și poate accesa echipamente mai scumpe și mai performante.

La ce nivel sunteți acum cu echipamentele comparativ cu ce se întâmplă în piață?

Eu am o vorbă aici. Cred că suntem cei mai mari, dintre cei mai mici și cei mai mici dintre cei mai mari. Cred că suntem în top 20 companii din din țară.

Și ce crezi că aveți voi deosebit față de alte de alte companii?

Calitatea personalului tehnic. Echipamentele sunt aceleași peste tot, același ecran LED, același microfon, dar ce cred că ne deosebește foarte mult de concurență este calitatea umană în care investim foarte mult.

Cum a fost în pandemie, v-a ajutat? 

Pandemia a jucat un rol foarte, foarte important în în compania noastră. Cred că și în industria echipamentelor a fost un seism total.

Îmi aduc aminte că aveam, înainte să înceapă pandemia, un eveniment cu 300 de participanți. Apoi stăteam de vorbă cu clientul din oră în oră. Întâi am vorbit să mutăm participanți în două săli, apoi să mutăm participanții în trei săli și până la urmă am primit telefonul că evenimentul nu se mai ține.  Însă ne-am repliat rapid și ne-am dus în zona evenimentelor online care nu ne-au ajutat doar să supraviețuim, ne-au ajutat chiar să ne dublăm cifra de afaceri în pandemie.

A fost chiar o rampă de lansare care ne-a permis apoi să achiziționăm echipamentele de care aveam nevoie. Acum suntem mai disciplinați financiar.

Care crezi că este viitorul organizării de evenimente? Cu public, hibrid, online?

Evenimentele online sunt o normă, însă cu un procent mult mai mic față de anii anteriori. Industria asta este bazată în mare parte pe prezența fizică și contactul pe care-l au oamenii la evenimente. Însă da, evenimentele hibride sau partea asta de online va rămâne un braț al evenimentelor fizice.

Ce tipuri de evenimente aveți cel mai des? Cum crezi că o să fie anul ce vine?

Cel mai des evenimente sunt evenimentele corporate, conferințe și congrese medicale, auto și de tehnologie.

Anul viitor cred că o să fie un an bun din punct de vedere al evenimentelor. Noi deja primim solicitări. Congresele medicale, pe care ne-am axat în ultima vreme, vor avea mereu locul lor în piață și vor fi din ce în ce mai multe, pentru că descoperirile medicale trebuie să fie cunoscute și atunci o facem cu ajutorul acestor evenimente mari.

Care e cea mai mare provocare pentru voi?

Cea mai mare provocare pentru noi este resursa umană, pentru că e foarte greu să găsești și să formezi specialiști. Există momente în care trebuie să rezolvi pe loc probleme tehnice și ca să reușești asta trebuie să-ți cunoști echipamentul să știi foarte multe lucruri. Asta face un bun specialist. Evenimentul live nu are undo.

Ați avut și lucruri care n-au mers așa cum trebuie la evenimente?

Da, am avut. De exemplu am avut un congres medical la Sinaia și a picat curentul electric în tot orașul.  Imaginează-ți ce faci cu 1000 de persoane care nu pot sta într-o sală așteptând să vină curentul. A fost un haos. Acum însă, având în vedere penele de curent tot mai dese, în majoritatea locațiilor am văzut că s-au cumpărat generatoare. 

Și noi le propunem clienților să aibă un generator de backup la evenimente. Iar noi le putem încjiria în funcție de eveniment. Sunt multe alte firme care fix asta fac, închiriază generatoare și atunci ne bazăm pe ei că știu ce fac și știu ce necesitate există la la un eveniment.

Cum merge afacerea asta în România? E o concurență puternică?

Da, este o concurență puternică, dar cred că fiecare are bucata lui de de tort. Deci lucrurile cumva au început să așeze.

Cred că solicitarea este mult mai mare decât oferta în România.

Ați participat la organizare de evenimente și în afara țării?

Noi am să lucrăm foarte mult și extern. În Germania, Austria, chiar am făcut multe evenimente. Anul trecut, vreo 27 de evenimente au fost în afara României.

Cum ați ajuns acolo?

Cu curaj. Eu eu îmi doream foarte mult să ies din România, să văd cum e piața de afară. Și atunci am găsti un potențial client și i-am trimis un mail în care le-am scris că îmi doresc foarte mult să le fac evenimentele și că ne pricepem foarte bine la ceea ce facem. Le-am arătat și ce am făcut noi în România.

Clientul a fost foarte deschis și a acceptat să mergem cu ei peste tot într-o caravană prin mai multe țări. Ne-au cceptat ca parteneri și ca furnizori de tehnică.   

Cum vă descurcați cu transportul echipamentelor, mai ales că ați avut și o caravană prin mai multe orașe din Europa?

Lucrăm cu cu un partener logistic pe partea asta de transport. Echipamentul îl ducem acolo, ei se ocupă să facă traseul dintr-un oraș în altul, iar noi ne ducem cu mașinile mici. Dacă evenimentul e mai aproape și nu necesită tehnologie prea multă, mergem cu mașinile noastre. 

Câți oameni sunteți?

Acum suntem 11. Noi avem filiale în București și în Cluj. Am deschis și în Cluj ca să ne fie mult mai ușor să putem să acoperim zona respectivă. Sperăm să găsim parteneri și oamenii foarte buni ca să deschidem și în Timișoara, o zonă cu foarte multe evenimente. Ne este foarte greu să mergem din București la Cluj sau la Timișoara, dar acestea sunt zone care se dezvoltă foarte mult și vrem să fim prezenți și acolo.