Arhivele nu mor: cum construiești un business scalabil din păstrarea hârtiei

Trăim în era transformării digitale, în care internetul și adoptarea accelerată a tehnologiilor IT modifică în profunzime modelele de business tradiționale. Interacțiunile cu partenerii, furnizorii și clienții s-au mutat deja de ani buni în online, procesele de business se automatizează pe scară largă, iar inteligența artificială devine tot mai importantă în luarea deciziilor. Și totuși, marea majoritate a organizațiilor nu renunță la… hârtie.

Chiar dacă vorbim despre aproape 20 de ani de documente și semnături digitale și avem și în România o Lege a arhivării electronice, organizațiile nu pot și nici nu vor să renunțe la arhivele fizice. Și asta din cauză că anumite documente trebuie păstrate permanent în format fizic, cum ar fi, de exemplu, actele constitutive, hotărârile adunărilor generale ale acționarilor sau registrele de control ale companiilor.

Dar nu este vorba doar de acestea – legislația în vigoare prevede păstrarea situațiilor financiare și a raportărilor contabile timp de 5-10 ani, în timp ce alte documente ajung și la 20-30 sau chiar 50 de ani.

Problema unora, oportunitatea altora

„Păstrarea tuturor acestor acte în format fizic, în condiții conforme cu prevederile legale, reprezintă o problemă reală pentru companiile care generează multe documente pe hârtie. Cum sunt, de exemplu, băncile, societățile de asigurări sau companiile de utilități, dar și instituțiile publice. În general, este vorba de toate organizațiile care lucrează cu mulți clienți și unde volumul de documente crește rapid. Acest lucru pune probleme de spațiu, dar și de asigurare a condițiilor de conservare și gestionare eficientă a arhivelor rezultate, precum și de dezvoltare de competențe interne, pentru că legea are cerințe clare în acest sens”, explică Ștefan Ecxarcu, director general și co-owner al Global Archive Management (GAM).

Compania, care este activă de 25 de ani pe piața arhivării din România, a dezvoltat o ofertă extinsă de servicii care scapă organizațiile de bătaia de cap generată de păstrarea pe termen lung a documentelor. Practic, prin externalizarea arhivelor, acestea beneficiază de garanția că actele lor sunt depozitate și operate în spații sigure și conforme cu cerințele Legii Arhivelor Naționale și că pot fi accesate oricând este nevoie. Și asta în condiții de previzibilitate a costurilor, un element important în contextul economic actual.

Oferta este atractivă, drept dovadă, printre cei peste 1.000 de clienți ai GAM se numără instituții de stat, dar și companii private, precum: ONRC, MAI, ANAF, ISCIR, Hidroconstrucţia, Draexelmaier, BRD Finance, Omniasig, BCR Asigurări de Viață, Spitalul Județean Ilfov, AJOFM Ilfov sau Teletrans.

Un business tradițional, abordat cu tehnologii moderne

În prezent, compania are cinci depozite independente în apropierea Capitalei, cu o suprafață cumulată de aproximativ 10.000 de metri pătrați, iar investiția totală în infrastructură a depășit 8 milioane de euro. Volumul total operat a ajuns deja la 1,3 milioane de cutii de documente, echivalentul a 420 km de arhivă.

Dar va crește, pentru că GAM se află într-un proces de extindere la nivel național prin dezvoltarea echipelor de vânzări în mai multe orașe (Timișoara, Craiova, Giurgiu, Galați, Tulcea, Sibiu, Brașov și Alba Iulia) ca urmare a cererii tot mai mari.

„GAM nu oferă doar simple servicii de depozitare, ci de arhivare avansată a acestora cu ajutorul tehnologiilor moderne. De exemplu, prin intermediul unei aplicații care funcționează pe bază de coduri de bare, clienții au evidența clară a tuturor documentelor păstrate la noi, în timp real.

Asigurăm, de asemenea, o trasabilitate exactă a documentelor – știm permanent cine le-a adus sau de unde le-am preluat, câte cutii, când au fost create actele etc. Sunt informații importante pentru organizațiile mari, care au nevoie să știe cine suportă costul arhivării, cum au evoluat volumele, dar și termenele la care trebuie distruse documentele respective”, precizează Ștefan Ecxarcu.

Pentru a veni și mai mult în sprijinul clienților, GAM a dezvoltat o ofertă detaliată a serviciilor furnizate, care include toate etapele și procesele dintr-un proiect de arhivare și costurile aferente, iar o aplicație dedicată realizează automat calculul acestora.

Complementar, compania oferă și servicii de arhivare digitală și dezvoltă, în paralel, o serie de soluții care integrează tehnologii de inteligență artificială și care vor permite o valorificare eficientă a documentelor scanate.

„Pentru mulți, arhivarea pare un business din altă epocă. Vorbim cu toții de accelerarea transformării digitale, însă marea majoritate a organizațiilor au atât arhive fizice, cât și digitale. Hârtia nu dispare și nici nu va dispărea prea curând din viața noastră, iar arhivarea este o piață cu potențial real de creștere, care poate fi exploatat optim cu ajutorul tehnologiilor moderne”, concluzionează Ștefan Ecxarcu.