Documenta DMS – Cea mai inovativă soluție de Document Management (P)

DE Newsweek România | Actualizat: 09.06.2021 - 12:48

Recentele evoluții globale, ca răspuns la apariția COVID-19, arată o nevoie urgentă de digitalizare atât în ​​sectorul public, cât și în cel privat.

SHARE

În timp ce guvernele se văd nevoite să treacă la digitalizare și să ofere cetățenilor acces online la serviciile guvernamentale esențiale, companiile au nevoie de soluții pentru tele-munca și colaborare.

În noua paradigmă a transformării digitale, în care interacțiunile cu clienții, dar și între angajați, au loc preponderent în mediul virtual, se cer noi strategii de adaptare, care să confere companiilor nu doar soluții de menținere pe linia de plutire, dar și avantaje sustenabile în fața competiției și o mai bună eficientizare a costurilor.

Ce soluții să alegi pentru compania ta?

DOCUMENTA DMS susține creșterea productivității angajaților, chiar lucrândde la distanta, și asigură un flow cursiv în relația cu clienții, fără fricțiuni sau întreruperi.

Dezvoltată ca un singur touch point pentru gestionarea tuturor datelor și documentelor unei companii, fie ea privată sau publică, Documenta DMS permite managementul serviciilor electronice satisfăcând pe deplin nevoile digitale actuale. Prin implementarea soluției

DOCUMENTA DMS, utilizezi date și analize pentru a perfecționa fiecare decizie, fiecare proces, fiecare acţiune, în vederea dezvoltării businessului. Ai astfel garantată 100% implicare, inovaţie şi peste 60% timp câştigat pentru a te focusa pe evoluţia companiei tale.

Documenta DMS este o platforma low code dezvoltată de Bithat Solutions, companie 100% românească cu capital privat, ce demonstrează de câțiva ani că este un jucător puternic în domeniul Digitalizării și Automatizării Datelor, prin optimizarea continuă a Managementului Documentelor.

Misiunea companiei este de a digitaliza, îmbunătăți și eficientiza procesele în cadrul sectorului public dar și în companiile private utilizând tehnologii inovative.

În timpul pandemiei și mai ales ulterior acesteia, tehnologia începe să fie utilizată ca instrument esențial pentru menținerea continuității afacerii și a vieții. Multe organizații și guverne și-au mutat operațiunile și serviciile online pentru a limita interacțiunea fizică.

Viziunea echipei Documenta DMS constă în digitalizarea administrației publice prin implementarea generalizată a serviciilor electronice pentru comunicarea cetățean – instituție, formulare pentru solicitări, atașarea de documente, plăți electronice și Spațiu Virtual Unic al Cetățeanului.

Puncte cheie pentru asigurarea productivității 

Un Document Management Software ideal este caracterizat înainte de toate de utilitate, flexibilitate și automatizare. Posibilitatea de a fi utilizat ușor de toți angajații, o interfață intuitivă, user-friendly, care să faciliteze schimbul și partajarea informațiilor, monitorizarea în orice moment a fluxurilor de lucru, toate acestea sunt necesare și asigură o colaborare mult îmbunătățită a angajaților. 

Scalabilitatea, portabilitatea (posibilitatea de a fi accesat indiferent de locație și sistem de operare) și adaptabilitatea sunt alte puncte cheie la care trebuie să te uiți. Cu o tehnologie modernă la bază și experiență de lucru cu toate domeniile de activitate (de la segmentul financiar, juridic, medical, alimentar, până la cel de producție și distribuție), Documenta DMS se pliază pe obiectivele și nevoile companiei tale. 

De cât timp ai nevoie pentru a lua o decizie în companie?

Implementarea Documenta DMS se realizează urmând un sistem de indexare potrivit, dinamic, care să permită găsirea informației critice în maxim 3 secunde. Aceasta oferă posibilitatea de a procesa conținutul de business digital și de a automatiza procesele manuale și fluxurile de lucru.

Cu un motor de căutare și OCR built-in, angajații tăi au posibilitatea de a realiza căutări, interogări și deschideri de documente după acele informații de care chiar au nevoie în timp real: client, proiect, dată, status, etc.

Deciziile sunt luate astfel într-un mod eficient, bazat pe date și informații, fără a se consuma resursa cea mai importantă a companiei: timpul.

În plus, posibilitatea de a crea șabloane specifice fiecărui departament și de a rula rapoarte pe orice informație, transformă Documenta DMS într-un hub de simplificare a proceselor decizionale. Fluxurile de lucru simplifică și automatizează o mare varietate de procese de afaceri, optimizând și standardizând cu mult activitatea fiecăruia, iar Documenta e-Sign este indispensabilă în orice activitate ce necesită aprobare și semnare de documente, cu semnatură electronică simplă sau calificată.

Securitatea informațiilor = Securitatea afacerii Indiferent de modul în care alegi să gestionezi documentele organizației, securitatea informațiilor este esențială în reducerea riscurilor asociate pierderilor de informații.

Cu Documenta DMS previi întreruperea proceselor de lucru și asiguri continuitatea activității companiei, prin protecția datelor, atât în fața unor posibile distrugeri sau pierderi fizice a documentelor, cât și prin implementarea unor controale de securitate și acces încorporate, cu drepturi de acces specifice fiecărui utilizator.   Prin instrumentele de monitorizare a accesului te asiguri că documentele confidențiale sunt sigure, iar accesul la istoricul editărilor documentelor îți permite să vezi cu exactitate ce modificări au fost realizate și în ce moment. 

Prin Documenta DMS ai la dispoziție și opțiunea avansată de OCR, care simplifică și eficientizează transformarea documentelor fizice în fișiere PDF, în interiorul cărora se poate căuta, incluzând și formularele scrise de mână (cecuri bancare, ordine de plată etc). Poți astfel să transferi proiecte mari în format digital, optimizând scanarea imaginilor și recunoașterea optică a caracterelor.

Soluție All in One

Modulele și funcționalitățile low code ale Documenta DMS sunt vândute printr-un sistem solid și matur, fiind valabile atât On-premise cât și As a Service.

În plus, platforma vine cu funcționalități integrate native, găsite de regulă în 8 platforme diferite: electronic archive, workflows, OCR/ ICR, document management, chat, Project Management, Collaboration, Invoice Processing, dar și cu plăți electronice integrate sau motor E-Sign integrat pentru semnarea remote a documentelor folosind semnătura calificată prin tele-identificare sau semnătura electronică simplă, ambele însoțite de marca temporară și raport document.

Documenta DMS, fiind printre primele aplicații românești care a integrat soluţiile software în conformitate cu regulile impuse de Uniunea Europeană prin Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului, oferă următoarele produse:

·       Documenta e-Registry

·       Documenta e-Archive

·       Documenta Contracts Management

·       Documenta Intelligent Processes (BMP)

·       Documenta OCR/ ICR

·       Documenta Form Processing

·       Documenta Invoice Processing

·       Documenta Smart e-Sign

·       Documenta Corporate

·       Documenta Portal  

Pentru mai multe detalii puteţi accesa mediul online:

https://www.documenta.ro/ro

https://www.facebook.com/documenta.dms

https://www.linkedin.com/in/documenta-dms-powered-by-bithat

Comentarii

Alege abonamentul care ți se potrivește

Print

  • Revista tipărită
  • Acces parțial online
  • Newsletter
Abonează-te

Digital + Print

  • Revista tipărită
  • Acces total online, inclusiv arhivă
  • Newsletter
Abonează-te

Digital

  • Acces total online, inclusiv arhivă
  • Newsletter
  •  
Abonează-te

© 2021 NEWS INTERNATIONAL S.A.